GED Qualité : 33 sites industriels, zéro document obsolète

Contexte

Déployer une GED Qualité pour harmoniser la gestion documentaire de 33 sites industriels et 3 500 collaborateurs. Un circuit de validation multiple est nécessaire avant la publication d'un document.

Solution mise en place

GED Qualité sur Microsoft 365 avec SharePoint comme référentiel central, Power Automate pour les circuits d'approbation et Power Apps pour l'interface de dépôt des documents.

Fonctionnalités clés

Interface Power AppsDédiée au dépôt et validation de documents, connectée au back-office SharePoint
Référentiel centraliséAvec métadonnées obligatoires, vues filtrées par site ou thème
Workflow d'approbationAvec un circuit de validation multi-sites et multi-niveaux
Vérification des documents existantsAu moment du dépôt pour éviter les doublons
Moteur de recherche PowellIntégré pour une recherche rapide et pertinente
Révision automatiséeDes documents avec des rappels programmés

Améliorations apportées

AvantDocuments Qualité stockés sur serveur de fichiers sans métadonnée ni versionning.

AprèsDocument trouvé en moins de 2 minutes avec la recherche et les métadonnées

AvantVersions obsolètes en circulation sur les sites de production.

AprèsSeule la dernière version à jour est accessible, plus de doublons ni de versions obsolètes

AvantConformité ISO 50 001 et réglementations EHS non garanties.

AprèsHistorique des versions et des approbations accessible en cas d'audit

Valeur business (ROI)

< 2 minRecherche d'un document Qualité

0Document obsolète en circulation

100%Traçabilité versions et approbations